10 Métodos de Organização para melhorar a sua produtividade

Melhorar a produtividade e gerenciar o tempo é um desejo de todas as pessoas, especialmente no âmbito profissional. Por isso, conheça 10 Métodos de Organização que vão ajudar nessa missão!

Seja no cotidiano ou no ambiente profissional, apostar em Métodos de Organização é fundamental por muitos motivos. Além de ajudar a cumprir tarefas e rever prioridades, eles também melhoram a produtividade e a gestão de tempo.

Em outras palavras, os Métodos de Organização auxiliam no cumprimento de obrigações diárias em diversos contextos, como trabalho, estudo e projetos pessoais. Inclusive, são recomendados para criar hábitos mais saudáveis, evitar o estresse, e manter a qualidade de vida.

Pensando nisso, neste artigo, selecionei 10 Métodos de Organização para ajudá-lo com essas questões.

Acompanhe a leitura!

Para que servem os Métodos de Organização?

Como já mencionado, os Métodos de Organização servem para gerenciar o seu tempo de forma mais eficiente. Sabe aquele momento em que pensamos que vinte e quatro horas não são suficientes para o cumprimento de todas as nossas tarefas? Então, esse é o motivo para investir em um.

Isso porque essas ferramentas ajudam a organizar as demandas, melhoram a produtividade e, consequentemente, trazem melhores resultados. Além disso, os Métodos de Organização ajudam a reduzir o estresse, colaborando para a criação de hábitos diários mais saudáveis.

Métodos de Organização: conheça os 10 mais populares

Conheça, agora, 10 Métodos de Organização mais populares para melhorar a sua produtividade.

1. Método GTD

O Método GTD (Getting Things Done) pode ser usado para gerenciar todas as áreas da vida. Em outras palavras, a sua metodologia abrange projetos pessoais e profissionais por meio de cinco etapas. São elas:

• coletar;
• processar;
• organizar;
• revisar;
• executar.

Assim, o método propõe que você esvazie o cérebro e registre os seus projetos, tarefas ou sonhos em qualquer outro lugar fora dele. Isso é importante para evitar a sobrecarga mental.

Na prática, as etapas são simples e consistem em coletar as suas ideias ou afazeres e registrá-las em blocos de notas, aplicativos e afins. Após isso, você precisa decidir o que será feito com cada uma delas, ou seja, se irá delegar, realizar ou descartá-las.

O próximo passo é organizar essas tarefas por categoria, isto é, catalogá-las como obrigação profissional ou pessoal, por exemplo. Por fim, é preciso lembrar de revisá-las de forma periódica, reavaliando ou acrescentando novas coisas, e executá-las conforme a prioridade.

2. Método 5S

Originário do Japão, o Método 5S visa manter o ambiente de trabalho organizado e menos poluído. Isso tem tudo a ver com produtividade, uma vez que executar tarefas em meio à desordem torna qualquer processo mais lento.

Além disso, é importante destacar que o método em questão também funciona muito bem para os projetos pessoais e cuidados com o lar. Em outras palavras, assim como o GTD, essa metodologia funciona em todas as áreas da vida.

Assim, o Método 5S faz referência a cinco termos:

• Seiri (utilização): identificação de itens mais usados e descarte dos que não serão utilizados;
• Seiton (organização): organização de objetos segundo a frequência de uso e importância;
• Seiso (limpeza): eliminação de sujeiras e imperfeições para tornar o ambiente mais agradável;
• Seiketsu (normalização): verificação das melhores práticas para manter os três primeiros passos e definição de quem é o responsável por cada uma das tarefas;
• Shitsuke (disciplina): concretização do método, ou seja, colocar todos os passos em prática.

Os termos, na prática, têm a proposta de identificar os itens/ferramentas mais usados, descartando o que só ocupa espaço. Após essa etapa, é fundamental organizar o que ficou conforme a relevância e priorizar a limpeza e o bom funcionamento de tudo.

Por fim, é importante apostar nas melhores práticas para manter os três primeiros passos, nomeando quem é responsável por cada um deles. A concretização do método ocorre quando toda a equipe está alinhada a ele.

3. Método Ivy Lee

O Método Ivy Lee consiste na priorização e execução das tarefas mais importantes, por meio de três pilares da produtividade:

• restringir;
• planejar;
• executar uma coisa por vez.

Assim, a proposta é anotar toda noite, seis coisas que você precisa fazer no outro dia, por ordem de relevância. Feito isso, ao iniciar o dia, você deve se concentrar em fazer a primeira tarefa e não pensar na próxima até concluí-la. Somente após a finalização você passa para a segunda, terceira e assim por diante.

Esse tipo de metodologia foca no gerenciamento de tempo, fazendo com que você se concentre naquilo que realmente importa. É uma forma de não se sentir sobrecarregado entre tantos afazeres.

4. Método KonMari

Com a proposta de organizar os ambientes, tarefas e ideias para maior produtividade pessoal e profissional, o Método KonMari descarta o que não tem importância. Em outras palavras, a sua finalidade é reavaliar o que tem valor e se livrar das coisas inúteis.

Para isso, você deve:

• reunir todos os seus itens de uso pessoal ou ferramentas de trabalho;
• separar tudo por categoria;
• descartar o que não tem utilidade;
• armazenar o que ficou por frequência de uso;
• estabelecer uma rotina para manter tudo em ordem.

Vale lembrar que a técnica serve para a organização do lar e do ambiente de trabalho. Inclusive, uma das filosofias do método é “se não te traz alegria, jogue fora”. Isso serve muito para objetos pessoais. No entanto, na área profissional, o ideal é focar no descarte dos itens ou ferramentas inúteis para o dia a dia.

5. Método Pomodoro

O Pomodoro é um dos mais populares Métodos de Organização e consiste em criar sequências de trabalho divididas em blocos, com pausas entre eles. A finalidade é forçar o cérebro a dar o seu melhor durante 25 minutos e descansar nas pausas de 5 minutos.

Para aplicá-lo, você precisa:

• criar uma lista de tarefas;
• programar um cronômetro para 25 minutos;
• trabalhar na primeira tarefa dentro dos 25 minutos;
• pausar 5 minutos;
• retomar a tarefa seguindo o mesmo cronograma de tempo e pausa.

Cabe ressaltar que você deve se concentrar 100% nas tarefas sem realizar nenhuma pausa, uma vez que as pausas já estão programadas. Além disso, a partir do quarto intervalo é indicado aumentar o tempo do descanso para 15 ou 30 minutos.

6. Método Kanban

Criado em 1940 e usado pelo Sistema de Produção da Toyota, o Método Kanban é simples e costuma apresentar bons resultados. Trata-se de uma metodologia visual com colunas que dividem as tarefas em segmentos ou status como:

• para executar;
• em execução;
• finalizadas.

Assim, na coluna “para executar” ficam as atividades que ainda não foram feitas, enquanto na “em execução” ficam as que estão em andamento. Na coluna “finalizadas” são colocadas as tarefas concluídas.

Essas anotações podem ser feitas de forma manual, com o auxílio de uma lousa e blocos de post-it, por exemplo, ou com ajuda de softwares como o Notion ou o Trello que seguem a mesma proposta.

Com esse método, é possível acompanhar o desenvolvimento das demandas e ainda saber quanto tempo leva para concretizá-las. Vale lembrar que é uma proposta que também pode ser usada nos projetos pessoais ou profissionais.

7. Método de Eisenhower

Também chamado de Matriz de Eisenhower, o Método Eisenhower é baseado na seguinte filosofia: “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”

Esse princípio define bem os Métodos de Organização, uma vez que é impossível ser organizado quando todas as demandas são “para ontem”. Para ser produtivo é necessário saber gerir o tempo para execuções de qualidade.

Assim, o Método Eisenhower também conta com quatro quadros de atividades:

• imediatas;
• agendadas;
• delegadas;
• eliminadas.

Bem semelhante ao Método Kanban, a proposta é visualizar as tarefas e classificá-las por ordem de tempo e prioridade. Deste modo, também é possível delegar ou eliminar as coisas mais irrelevantes.

8. Método 5w2h

O Método 5w2h é formado pelas letras iniciais de sete perguntas que guiam a metodologia. São elas:

• What – o que será feito?
• Why – por que será feito?
• Where – onde será feito?
• When – quando será feito?
• Who – por quem será feito?
• How – como será feito?
• How Much – quanto vai custar para fazer?

Assim, o objetivo do método é definir o que será feito, por que, quando, por quem, como e qual será o valor disso. Ao responder esses sete questionamentos é possível organizar um projeto pessoal ou profissional.

Para aplicá-lo, basta criar um quadro manual ou digital com as sete colunas respondidas, ou seja, com:

• ação que deve ser executada;
• objetivo da execução;
• em que lugar cada procedimento será feito;
• quem serão os responsáveis por ela;
• cronograma das ações que serão realizadas;
• explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir as metas pré-estabelecidas;
• qual será o custo total disso.

Embora seja um método de visualização e planejamento, é importante não se limitar ao que foi traçado. As mudanças no decorrer de qualquer projeto são sempre bem-vindas se fizerem mais sentido.

9. Método Bullet Journal

Sistema de organização que usa um caderno para planejar tarefas, por meio de anotações feitas em cores, símbolos ou layouts diferentes para melhor visualização. O mais interessante desse método é que ele pode ser aplicado em qualquer cenário e dividido conforme o seu objetivo.

Isso significa que você pode usar o caderno e a personalização que quiser, além de definir se a organização será por dia, semana ou mês. Em outras palavras, o Bullet Journal é um método que pode variar dependendo das suas necessidades. Ou seja, ele serve para organizar suas demandas, planejar metas de curto ou longo prazo, controlar hábitos e gerenciar tempo.

10. Método “Não quebre a corrente” (Don’t Break the Chain)

Usado desde 1975, o Método “Não quebre a corrente”, estimula a continuidade de atividades, fazendo com que elas se tornem um hábito. A proposta é utilizar um calendário como aliado e marcar um grande “X” em vermelho ao concluir a tarefa programada para o dia em questão.

Ao ver o calendário sendo completado todos os dias, há um encorajamento de “não quebrar a corrente” e manter a constância. Além disso, a visualização de tudo o que está sendo feito dia após dia, mantém as demandas mais organizadas.

Quais são os benefícios de usar Métodos de Organização?

O uso de Métodos de Organização rende diversos benefícios que podem impactar de forma positiva na vida pessoal e profissional. Dentre os principais, destacam-se:

• aumento da produtividade;
• melhor gerenciamento de tempo;
• redução do estresse e da ansiedade;
• maior clareza e foco;
• otimização de recursos;
• ampliação da disciplina e da constância;
• melhora na qualidade de vida.

Aposte em Métodos de Organização!

Agora que você já conhece os Métodos de Organização e quais são os benefícios de usá-los, chegou o momento de apostar em um deles! Para isso, o ideal é escolher aquele que mais se adequa às suas necessidades.

Assim, se você tem dificuldade em se concentrar, pode optar pelo Método Pomodoro, por exemplo. Já se o objetivo for apenas organizar as demandas, o Método Kanban pode ser o mais indicado.

Vale destacar que plataformas como o Trello e o Notion também podem ajudar muito na organização e distribuição de tarefas. Inclusive, você pode usá-las em conjunto com algumas das metodologias mencionadas aqui.

Lembre-se que os Métodos de Organização podem ser adaptados ao contexto desejado, isto é, funcionam da mesma forma para a rotina em casa. Além disso, é possível usá-los para projetos pessoais ou acadêmicos.

Conhece algum Método de Organização que não está na lista? Deixe o seu comentário e enriqueça este conteúdo!

Até a próxima!