O que é ERP?

O mercado dos negócios está em constante evolução e, as empresas, cada vez mais, precisam lidar com a necessidade de melhoria interna para evoluir na qualidade de seus processos.

Para que uma empresa possa ter sucesso, o seu fluxo de trabalho deve estar plenamente organizado e contar com um sistema que atenda as demandas de forma eficaz, como é o caso do ERP.

O ERP trata-se de um sistema de planejamento interno que contribui diretamente para o crescimento de um negócio, isso porque, a ferramenta proporciona uma gestão integrada da empresa, capaz de cuidar de todas as tarefas que são executadas no dia a dia.

Se você já ouviu falar nesse tipo de software, porém não conhece com detalhes as suas funcionalidades, acompanhe esse artigo, no qual irei abordar o assunto de forma mais precisa e explicar por que motivo ele é o principal responsável pelas projeções de crescimento. Vamos lá?

ERP: O que é?

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, que na Língua Portuguesa é “Planejamento dos Recursos da Empresa”, ou seja, o sistema ERP consiste em um software de gestão empresarial responsável pela automatização de processos manuais, armazenando dados e unificando a visualização dos resultados.

O sistema ERP atua como um software de gestão que unifica informações, facilitando o fluxo de trabalho entre as áreas. Como cada departamento de uma empresa precisa de um ferramenta própria para a geração de relatórios e execução de funções diárias, o ERP torna-se fundamental, agindo como um centralizador de tarefas, alinhando todas as áreas.

Desta forma, os setores não precisam possuir um software individual, pois o ERP é capaz de concentrar todos os dados de forma inteligente e integrada, auxiliando na autonomia da empresa e tornando mais simples a comunicação entre os departamentos.

Para exemplificar: com o ERP, o departamento financeiro pode saber em tempo real o status de seus ganhos, destinando assim, os valores de forma mais assertiva e com o controle total de caixa, isto é, a implementação dessa ferramenta integrada garante informações mais claras e sólidas para a empresa.

De que forma o sistema ERP funciona?

O sistema ERP tem como objetivo principal a organização de todo o volume de informações geradas pela empresa. Por meio de uma estrutura muito bem desenvolvida, o sistema de gestão consegue auxiliar todos os departamentos da empresa com funcionalidades que ajudam nas diversas frentes de rotinas, como por exemplo:

• Controle financeiro;
• Gestão de suprimentos;
• Gestão de colaboradores;
• Gestão de relacionamento com o cliente.

A ideia é que a ferramenta consiga integrar todos os processos do dia a dia de uma empresa, de modo que todas as suas áreas sejam interligadas. Sendo assim, o sistema de ERP funciona de modo que os gestores entendam quais são os clientes mais rentáveis, a margem de lucro de um serviço e demais informações pertinentes.

É importante ressaltar que o sistema ERP não atua de forma automática ou dita regras para o negócio, o seu funcionamento tem como base os processos que a própria empresa deve inserir.

Quais são os benefícios de um sistema ERP?

Quando a empresa contrata um sistema de ERP, ela recebe um software que precisa ser adaptado às necessidades do negócio.

O sistema integrado de gestão é padronizado, garantindo tudo o que é necessário, inclusive, é possível ter o controle de filiais e outras empresas nessa mesma ferramenta, tornando a comunicação ainda mais simples e assertiva.

Os benefícios de um sistema de ERP são:

• Departamentos com processos automatizados;
• Redução de tempo investido em controle de entregas e fechamento de envios;
• Melhoria na qualidade de dados informados;
• Aumentos da produtividade;
• Minimização de riscos e erros;
• Inserção e atualização de informações de todos os departamentos de uma única vez;
• Redução de custos;
• Acompanhamento simples e rápidos dos processos de compras, recebimentos, contrato e estoque;
• Gestão financeira integrada, independente e inteligente.

O que é um sistema ERP em nuvem?

O sistema de ERP em nuvem tem sido muito buscado pelas empresas de diversos segmentos, isso porque, além dos benefícios já citados, ele é considerado mais acessível que uma ferramenta local.

Os softwares em nuvem também oferecem maior estabilidade e segurança no que diz respeito à preservação dos dados de uma organização. As constantes atualizações garantem que a ferramenta seja sempre modernizada e alinhada às mudanças que acontecem no mercado, tornando a usabilidade flexível e inovadora.

Uma das principais vantagens é poder acessar o sistema de qualquer lugar, por meio de diversos dispositivos, como smartphones, notebooks e tablets, fazendo com que o controle seja ainda maior por parte dos gestores.

Além disso, o recurso oferece uma série de relatórios gerenciais em tempo real, sem a necessidade de estar no escritório para acessá-los.

Como o sistema ERP em nuvem pode contribuir com a segurança de dados?

A segurança de dados é outro benefício associado ao sistema de ERP. Caso a empresa utilize sistemas de gestão distintos, e nenhum deles esteja conectado à nuvem, alguns riscos podem surgir, como:

• Desencontro de informações: pode fazer com que os dados não cheguem de forma segura aos responsáveis;
• Maiores chances de hacker: arquivos que precisam ser salvos em servidores físicos estão mais suscetíveis a riscos externos;
• Troca de dados sem segurança: uma vez que a troca de dados não é feita por nuvem, pode ser facilmente interceptada.

No entanto, ao utilizar o sistema de ERP em nuvem, as vantagens são:

• Armazenamento e compartilhamento criptografado: como a maioria dos softwares estão conectados à nuvem, é permitido que os dados sejam compartilhados e armazenados de forma simples e segura, com a criptografia;
• Bloqueio de entradas suspeitas: o sistema de ERP pode identificar hackers e vírus com o uso de firewalls, bloqueando o que for duvidoso;
• Maior controle de acesso e segurança da empresa: a integração com o ERP permite que hierarquias sejam definidas, ou seja, a permissão de pessoas exclusivas a determinados espaços físicos e digitais da empresa.

Quais são as partes de um sistema ERP?

Para que o sistema ERP funcione da melhor maneira possível, é fundamental entender quais são as partes que o compõem. Vamos conhecê-las?

Apresentação

Esta é a parte na qual o usuário interage com a plataforma, ou seja, trata-se da camada que viabiliza o acesso ao sistema por meio de formulários de preenchimento. Ela comunica-se com todo o processo de transmissão de informações.

Processamento lógico

O processamento lógico é o local responsável por receber os dados e integrá-los com os módulos do sistema ERP. A sua finalidade é fornecer uma resposta ao usuário sobre o armazenamento ou solicitação de informações.

Essa camada recebe novas atualizações constantemente para que os processos empresariais continuem sendo aprimorados nos sistemas de segurança. No entanto, para que isso aconteça, é necessário que uma equipe técnica ajuste o código-fonte e faça uma nova programação.

Armazenagem

As informações que são transmitidas pela camada de processamento são encaminhadas para a etapa de armazenagem, na qual todos os arquivos são salvos em um banco de dados.

Quando estão no banco de dados, podem ser acessados a qualquer momento, exportados para um arquivo em PDF ou ainda enviados à nuvem, facilitando o compartilhamento.

Como implementar o sistema ERP?

Vamos conhecer agora as 3 etapas para a implantação do sistema ERP em uma empresa:

1° Etapa – Listagem de necessidades atendidas pelo sistema

Nesta primeira etapa o objetivo é listar quais são as necessidades que o sistema deve atender, ou seja, é fundamental saber quais os objetivos da empresa.

A organização deseja otimizar o seu tráfego ou precisa produzir relatórios de forma mais simples e objetiva? Independentemente de quais sejam os gargalos, definir os objetivos é o principal passo.

2° Etapa – Defina o responsável pelo sistema

É imprescindível definir quem será o profissional responsável quando a implantação ocorrer. Essa definição deve iniciar por quem será o profissional que treinará os demais funcionários e como esse treinamento acontecerá.

3° Etapa – Compreenda qual será o sistema que atenderá as necessidades que foram listadas anteriormente

A implantação de um sistema consiste na otimização da gestação de uma empresa por completo. Por esta razão, toda a cultura organizacional será alterada, então é importante pensar em qual sistema atenderá as necessidades de forma total.

Como escolher o melhor sistema ERP?

Agora que você já sabe como realizar a implantação é fundamental compreender como escolher o sistema ERP mais apropriado. Acompanhe!

Determine os processos prioritários

Independentemente de se tratar de um excelente sistema, é fundamental que ele esteja conectado integralmente aos processos de negócios da empresa. Por isso, antes de buscar por essa ferramenta de solução, é importante que os processos estejam pré determinados para saber qual é o ERP ideal.

Escolha um sistema de simples implementação

O ERP deve se adequar a forma de trabalho da empresa. Por esse motivo, se a implementação for algo complexo, no qual será necessário contatar o suporte diversas vezes, provavelmente não será uma boa aquisição.

Analise o custo-benefício

Ser de alto ou baixo valor depende das vantagens que o produto ou o serviço oferece, ou seja, a contratação de um sistema deve trazer os resultados necessários para que o custo-benefício valha a pena.

Episódio do Mateada Podcast sobre Sistema ERP

Esse episódio teve a participação do Rogério Tessari, fundador do Tiny ERP, e certamente será um ótimo complemento para o seu entendimento de um ERP. Assista!

Tudo pronto para escolher o sistema ERP?

Ao decorrer deste conteúdo, você pode notar que o sistema ERP é um excelente investimento para um maior crescimento no mercado, não é verdade?

No entanto, na hora de escolher a melhor opção é necessário focar não somente no valor, mas sim em toda a sua estrutura e funcionalidades para saber qual é o software ideal.

O importante destacar que o ERP é um investimento que traz inúmeros resultados positivos e ajuda a empresa a crescer de forma sustentável. Por isso, é fundamental contar com o auxílio dele na hora da gestão.

Se você gostou do conteúdo, não se esqueça de assinar a nossa newsletter e ficar de olho nos próximos!