Um dos livros mais conhecidos entre os empreendedores é o The 4 hour Workweek (Trabalhe 4 horas por semana), do Timothy Ferriss, e, embora traga um nome um tanto utópico, a obra traz uma leitura bastante efetiva – vale conferir! Tim Ferris é um autor que prega que todos precisam sair do conformismo e ir em busca de algo que realmente realize a pessoa profissionalmente, que a torne feliz; um impulso bastante eficaz para muitos empreendedores.
O caso é que, mesmo que esse seja o objetivo a longo prazo – trabalhar apenas quatro horas por semana -, temos que pensar no curto prazo, otimizando nosso tempo e focando em resultados agora. Afinal, se há muitas atividades para serem cumpridas, o foco deve ser o principal mote.
E, graças à união de metodologias e tecnologia, agora é possível aumentar sua produtividade e administrar melhor seu tempo no trabalho! Existem muitos recursos que podem contribuir na gestão do seu tempo, mas para deixar tudo mais prático, separamos algumas dicas para você conseguir focar 100% e alcançar seus objetivos.
Getting Things Done (GTD)
Essa metodologia de gerenciamento de ações é essencial para quem quer tirar os compromissos e as tarefas da cabeça e colocá-las em algum local que surta efeito. Esse método, trazido por David Allen e que dá nome à sua obra, parte do princípio que sua mente precisa estar livre para trabalhar e agir melhor.
Basicamente, o GTD é o processo de anotar em um lugar visível, e de forma organizada, todas as atividades que precisam ser feitas e, depois, agrupá-las em um conjunto em que façam sentido juntas.
Nesse método, a ideia é não ter uma ordem de execução, mas ir realizando as tarefas conforme a situação. Por exemplo, se você for segmentar por projeto, você lista todas as atividades que tem e parte para o ataque. Outra vantagem dessa metodologia é que, registrando tudo o que precisa fazer, você não vai correr o risco de se atrapalhar e perder alguma atividade.
Aqui no Brasil o livro de Allen chegou em 2011, mas ele foi relançado antes, em 2005, com o nome de A Arte de Fazer Acontecer – Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo. Então, se quiser entender melhor as usabilidades desse método, essa é uma aquisição que você deve fazer.
Dentro dessa lógica de montar quadros visíveis para executar ações, uma outra opção é o famoso Kanban. Literalmente, ele é um cartão para sinalizar e controlar as fluxos de produção do trabalho. Uma das variações para quadro Kanban, e que pode ser introduzido em qualquer local, é o que tem três colunas e é bem simples.
Nas colunas, deve ser escrito: por fazer (to do), em curso (doing) e feito (done). Com post-its, você coloca as demandas que precisa executar, podendo separar por cores os projetos, clientes ou quem deve fazer aquela atividade.
Os blocos de nota adesivos são mais indicados porque você consegue mudar de coluna facilmente, sem estragar seu Kanban. Aliás, essa é uma ótima dica para, inclusive, conseguir cobrar do responsável porque o status de determinada tarefa não está andando – dessa forma você consegue determinar quais são os pontos fracos e fortes do seu negócio.
Pomodoro
Essa técnica foi criada há mais de 25 anos e, acredite, ainda é ótima. Trata-se de uma forma de gerenciar o tempo, focando na produtividade, e usando pouquíssima tecnologia. Vale a pena ressaltar que o Francisco Cirillo, o italiano que criou essa técnica, desenvolveu ela para si mesmo, porque não conseguia ser produtivo se concentrar nos estudos na época da faculdade – isso que naquele tempo nem existia Internet!
Aí, a melhor parte, depois de avaliar e entender que sua falta de concentração eram as inúmeras interrupções no dia, decidiu focar nos estudos por dez minutos e, para isso, usou um timer de cozinha no formato de um tomate – que em italiano é pomodoro.
O resultado foi tão bom que, bem, usamos essa forma de gerenciar o tempo há mais de duas décadas. Para usufruir dessa técnica você só precisa seguir nove passos:
- Escolha o projeto, estudo ou atividade a que você precisa destinar toda sua atenção;
- Escolha como vai medir o tempo. Aí vale tudo: cronômetro de celular, de relógio, o timer da cozinha etc;
- Separe um papel e uma caneta, e escreva nele o nome da atividade que você vai desempenhar;
- Foque, nos próximos 25 minutos, em apenas executar ou resolver sua pendência;
- Quando o cronômetro ou o timer apitar (zerar o tempo), você marca um x ao lado do nome da atividade que escreveu no papel – isso vai ajudar você a acompanhar seu desempenho e melhorá-lo com o tempo. Aliás: PARABÉNS, você acabou de concluir um Pomodoro 😉
- Agora, faça uma pausa, não muito longa para não perder o raciocínio. Um descanso de cinco minutos já está ótimo e, nesse período, você pode fazer o que quiser – e, preferencialmente, que não tenha nada a ver com seu trabalho.
- Pausa acabada, reinicia-se o processo, com o retorno da mesma atividade ou o início de uma nova.
- A cada quatro Pomodoros (o que equivalerá a 100 minutos), você pode fazer uma pausa maior, entre 15 e 20 minutos, para manter sua mente bem arejada.
- Chegou ao final do dia? Cheque seus resultados e se surpreenda!
Às vezes, quando estamos fazendo uma atividade, um estalo de uma outra coisa que deveria ser feita vem a mente. O mais comum é iniciar o processo de andamento dessa outra tarefa no ato, mas isso pode ser prejudicial para o andamento da atividade que você está executando.
Por isso, a dica aqui é ter um check list de afazeres que você, sua equipe ou sua empresa precisa executar e ir acrescentando lá o que surgir a mais, mas sem interromper o que você já se dispôs a fazer anteriormente.
Um gerenciador de tarefas ótimo para isso, e que suporta muitos formatos, é o Todoist. Nele, você consegue gerenciar suas tarefas, subdividir projetos e compartilhar com toda sua equipe – tanto online quanto offline.
Dicas bônus:
#Focus (para Mac): muitas vezes o problema de não conseguir gerir bem seu tempo no trabalho está nas inúmeras distrações que você tem ali, bem na frente de você, na sua telinha. Redes sociais, então… Nossa! São a própria fonte de procrastinação.
Para resolver esse problema, existe o Focus. O aplicativo para Mac bloqueia sites que possam distrair seu trabalho (como Facebook, Twitter, Skype, e-mail etc) em todos os navegadores e, para dar aquela incentivada, quando por impulso você abrir um deles, uma frase motivacional aparece. Não é à toa que o slogan do app é “Recupere a sua produtividade”.
#Pocket: se o seu problema é, ao pesquisar algo na Internet, encontrar outra coisa superinteressante e clicar nela para ler “bem rapidinho”, só para não perder a informação, você precisa do Pocket. Ele foi desenvolvido expressamente para você poder ler artigos, assistir vídeos etc, quando quiser; o típico “para ler depois”. Com ele você não tem desculpa para não focar no trabalho e otimizar seu tempo.
#RescueTime Solo: às vezes o problema é, exatamente, não saber como a performance do seu trabalho anda, para entender se pode ser mais produtivo e gerenciar melhor seu tempo. O RescueTime Solo é um administrador que gera gráficos e tabelas que permitem que você encontre seu equilíbrio ideal de trabalho.
Ele monitora como você utiliza seu computador e informa, por meio de gráficos e tabelas, quando e como você é produtivo e quando é distraído. Perfeito para quem quer aumentar sua produtividade, podendo ser acompanhado pelo computador e pelos dispositivos móveis.
#Two minute rule (regra dos 2 minutos): essa dica é mais um método do que um suporte ou um aplicativo para otimizar seu tempo, mas é ótimo e extremamente simples. O próprio nome já indica, a ideia é: se você bater o olho em uma determinada atividade, assunto pendente ou tarefa que pode ser feita em até dois minutos, você deve fazer na hora!
Como já dizia Arnaldo Cezar Coelho, a regra é clara. Claro que isso contradiz o método do Pomodoro, por exemplo, mas existem formas de você aplicar ambas – como, nesse caso em específico, aproveitar a pausa para usar da Two minute rule.
Agora que você tem inúmeras formas de administrar seu tempo e tornar seu trabalho bem mais produtivo, fica fácil trazer mais efetividade para você e sua empresa. Aliás, se o negócio for seu, fica mais fácil focar nos lucros e fazer crescer suas vendas sem desperdícios.
Se quiser ouvir mais sobre o assunto e acompanhar um papo superlegal sobre ele, a última dica, mas não menos importante, é o podcast sobre Produtividade da Mateada – que também está recheado de sugestões incríveis!
