Na área de gestão empresarial, há diversos métodos e ferramentas que podem ser utilizados para facilitar processos. Ao criar um produto, um serviço ou um novo projeto, o empreendedor se depara com uma série de dúvidas, impasses e inseguranças. E para saná-las, é preciso aplicar ferramentas que ajudem a criar um plano de ação.
O 5w2h é uma metodologia que pode te ajudar durante todo o processo de planejamento estratégico e tático da empresa, contribuindo positivamente com a sua gestão de projetos. Esse checklist de atividades é essencial para que você não se perca.
Quer aprender mais sobre essa técnica incrível e como aplicá-la no dia a dia do seu negócio? Continue comigo.
O que é a ferramenta 5w2h?
5w2h é um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades, feita para entender um problema ou oportunidade e melhorar a tomada de decisões. O sistema 5w2h ajuda a identificar e priorizar o fluxo de trabalho dos projetos e a gerar planos de ação.
Por meio de 7 perguntas, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, definindo o que será feito, por que, onde, quando, como, por quem e quanto custará.
A sigla 5w2h é formada pelas iniciais das 7 diretrizes, que significam:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito)
- How (como será feito?)
- How much (quanto custará?)
Por que a técnica 5w2h é importante?
Como a ferramenta 5w2h é muito objetiva, ela pode ser usada em negócios de todos os tamanhos e portes. As 7 perguntas da técnica conseguem ser respondidas por qualquer gestor, proporcionando um planejamento mais detalhado e estratégico para a empresa.
Além disso, a 5w2h mantém a equipe alinhada em relação ao escopo do projeto e às etapas que cada um precisa cumprir para atingir o objetivo final.
Como aplicar a ferramenta 5w2h?
Aplicar a ferramenta 5w2h não é complicado: basta criar uma planilha no Excel ou em outro programa similar. Divida a planilha em 7 colunas e anote as perguntas que serão respondidas.
Depois, você deve responder às 7 perguntas. Veja um exemplo da 5w2h:
Durante esse processo de aplicação do método, existem algumas dicas que você pode seguir para melhorar seu trabalho. Vamos ver abaixo.
Analise seu negócio e defina objetivos
Antes mesmo de começar a usar esse método, é importante fazer uma análise minuciosa da organização para definir os seus objetivos e estipular um prazo. Algumas ferramentas empresariais permitem fazer essas análises amplas, como as seguintes:
- Matriz SWOT;
- 5 Forças de Porter.
A Matriz SWOT te ajuda a evidenciar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma empresa em um determinado cenário. Já as 5 Forças de Porter avaliam os principais fatores que tornam uma organização competitiva no mercado.
Aplique a ferramenta com a participação de toda a equipe
É essencial que toda a equipe possa participar da criação da 5w2h. Crie a sua ferramenta em um documento, aplicativo ou sistema que seja compartilhável e editável por todos os membros. Isso vai facilitar o acompanhamento das tarefas.
Como exemplo, podemos pensar no Google Planilhas, um programa hospedado na nuvem que salva as atualizações de forma automática e pode ser compartilhado. Outras alternativas incluem o Trello e o Notion.
Faça o acompanhamento do projeto
Mesmo depois de finalizar o projeto, é muito provável que você e sua equipe tenham que retornar para refazer e aprimorar seu 5w2h. No meio do caminho, é possível que vocês se deparem com diversos obstáculos e transformações. Portanto, não se assuste se vocês tiverem que mudar de rota.
O importante é sempre realizar o acompanhamento do projeto e reavaliá-lo. Use as falhas e os imprevistos que aconteceram durante o percurso para aprender e melhorar ainda mais os resultados da sua ferramenta.
Como responder às 7 perguntas?
Agora que você já entendeu como funciona a ferramenta 5w2h, vejamos como responder às 7 perguntas na prática, da maneira mais assertiva possível.
What? (O que será feito?)
Nessa pergunta, responda qual é o objetivo do projeto. Qual o seu propósito? Desse modo, você conseguirá definir as ações necessárias para chegar lá.
É importante que você especifique o objetivo ao máximo para que ele seja visualizado como possível de ser atingido. Por exemplo, escrever na sua ferramenta que o seu objetivo é aumentar as vendas é vago demais. É preciso especificar, colocando que você quer aumentar as vendas em 50%.
Why? (Por quê?)
Você precisa estabelecer o porquê, afinal, sem um porquê, é difícil convencer os seus colaboradores e até a si em acreditar na sua empresa. É nesse momento que você deve pensar no propósito do projeto. O que te leva a ir atrás do seu objetivo?
É muito comum que na etapa do “por quê?”, muitos objetivos anteriormente considerados sejam descartados por não terem base suficiente em argumentos sólidos.
Voltamos a pensar no exemplo acima. O seu objetivo é aumentar as vendas em 50%, mas por qual motivo? Você quer expandir a empresa para outras cidades e estados? Você quer conseguir parceiros? Deseja se tornar referência no mercado? Reflita sobre isso.
Where? (Onde?)
Em que local esse projeto será desenvolvido? Comece a pensar se ele será feito presencial ou totalmente online. Considere se no futuro seus parceiros serão locais ou de outras regiões.
When? (Quando?)
O “quando” está relacionado aos prazos e cronogramas dos entregáveis do projeto. É uma das etapas mais incertas e difíceis de responder, já que você estará no início do planejamento. No entanto, não deixe de citar datas, mesmo que você tenha que mudá-las depois.
Who? (Quem?)
Essa etapa do plano de ação do 5w2h deve deixar claro quem são os responsáveis pelas tarefas do projeto. Cite quem coordenará e executar cada atividade.
Isso é importante para o acompanhamento poder ser realizado sem complicações. Além disso, o “Who?” também facilita o controle de prazos e recursos.
How? (Como?)
Como o projeto será feito, ou seja, quais processos e métodos serão necessários para atingir um objetivo ou implementar uma solução?
Nessa pergunta, é preciso descrever todas as etapas necessárias e atribuí-las para os colaboradores. Você pode criar um framework ou flowchart para ajudar a equipe, além de determinar quais softwares serão utilizados para o projeto.
How much? (Quanto?)
Aqui, você deve escrever uma estimativa dos custos do projeto. Você pode fazer isso descrevendo os custos de cada etapa individualmente primeiro, se quiser.
Além disso, é importante fazer um acompanhamento de contabilidade para verificar se a equipe está seguindo o orçamento estipulado.
Dúvidas frequentes sobre 5W2H
O que é o método 5W2H?
A ferramenta 5W2H é um tipo de lista para controlar as atividades de um projeto. Ela ajuda a definir o que será feito, porque, onde, quem fará, quando, como e quanto custará cada etapa. Todos envolvidos devem seguir essa lista para garantir que tudo seja feito de maneira clara e eficiente.
Conclusão
A ferramenta 5w2h pode simplificar muito a vida de gestores e gerentes nas empresas, contribuindo com uma estratégia bem planejada e orientada. Não tem mistério! A metodologia é autoexplicativa: basta responder às 7 perguntas. Então, não tenho dúvidas de que você certamente conseguirá aplicá-la.
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